Nouvelles frontières pour les comités – Utilisation de la technologie de vidéoconférence

Article 7 / 14 , Vol 43 No 3 (Automne)

Nouvelles frontières pour les comités – Utilisation de la technologie de vidéoconférence

Lorsque la pandémie de COVID-19 a commencé, de nombreux milieux de travail ont fermé. Certains comités parlementaires n’ont pas interrompu leurs travaux ou n’ont pas pu le faire. Avec les mesures de distanciation physique, des comités ont choisi d’utiliser des plateformes de vidéoconférence pour poursuivre leurs activités. Dans le cadre de cette table ronde, des parlementaires et des greffiers de comités expliquent comment le système a fonctionné, les écueils qu’ils ont rencontrés et l’incidence potentielle de la technologie sur l’avenir de leur travail.

Richard Gotfried, député provincial, Laura Mae Lindo, députée provinciale, Valerie Quioc Lim, Shannon Phillips, députée provinciale, Aaron Roth

RPC : Aviez-vous déjà utilisé une plateforme de vidéoconférence virtuelle avant d’en utiliser une pour les délibérations ou les travaux de comité, avant les mesures spéciales liées à la COVID-19? Dans l’affirmative, à quelle fréquence?

Shannon Phillips : Vous voulez dire « à l’époque »? (Rires)

Richard Gotfried : Avant la COVID, j’imagine. (Rires)

SP : Je dois m’en remettre à Aaron, mais je ne me souviens pas avoir utilisé ce type de plateforme par le passé pour les travaux des comités. Je me rappelle avoir mentionné l’idée d’utiliser la vidéoconférence et qu’on m’ait répondu que le personnel tentait de déterminer comment cela pourrait fonctionner. Nous avons déjà utilisé l’option de la conférence téléphonique par le passé, mais nous avons souvent utilisé la vidéoconférence au cours des dernières années pour certaines de nos réunions de cabinet. Nous savions toutefois que nous allions devoir jongler avec divers éléments du hansard et déterminer comment le rendre public. C’est une chose de l’utiliser pour une réunion, c’en est une autre de l’utiliser pour les délibérations de l’Assemblée législative.

Aaron Roth : Des comités de l’Assemblée législative avaient déjà pris des mesures pour permettre à un présentateur de comparaître par vidéoconférence, mais ce n’était rien de comparable à maintenant. Les députés n’avaient jamais assisté aux réunions par vidéoconférence auparavant. Les conférences téléphoniques étaient toutefois utilisées depuis un certain temps. Je crois que cela remontait aux années 1980 ou 1990, lorsque la Legislative Assembly Act a commencé à autoriser les conférences téléphoniques pour les comités s’il y avait consentement unanime. Des comités utilisaient l’option de la téléconférence, mais c’était la première fois que la vidéoconférence était utilisée.

RG : Aaron, nous avions la capacité de l’utiliser auparavant, n’est-ce pas? C’est plutôt parce que nous n’avions pas encore décidé de passer à l’action. Nous l’avions utilisé pour des présentations, mais c’était la première fois que nous l’utilisions pour procéder à des votes ayant une incidence sur les comptes publics.

AR : Tous les comités, au début de chaque session, décident s’ils souhaitent utiliser l’option de téléconférence ou non. C’était la première fois que la vidéoconférence était une option qu’il fallait également autoriser.

Valerie Quioc Lim : En Ontario, les témoins étaient auparavant autorisés à comparaître par téléconférence ou vidéoconférence, tandis que les députés étaient tenus de participer en personne. C’était la première fois que les députés pouvaient participer à des comités à distance.

Le 12 mai 2020, la Chambre a adopté une motion permettant aux comités d’utiliser des moyens de communication électroniques lorsqu’ils se réunissent selon les directives suivantes : le moyen de communication électronique est approuvé par le président ; la réunion se tient dans le bâtiment législatif et le président ou le président par intérim et le greffier doivent être présents physiquement ; les autres députés participant à distance dont l’identité et le lieu en Ontario ont été vérifiés par le président, sont réputés présents et font partie du quorum ; et le président veille à ce que le règlement et les pratiques des comités soient respectés dans toute la mesure du possible, en apportant des ajustements si nécessaire pour faciliter l’éloignement physique et la participation électronique des députés et du personnel.

Laura Mae Lindo : J’ai été appelée à utiliser la vidéoconférence et d’autres technologies intéressantes semblables avant d’être élue. J’enseignais l’intégration de la technologie dans un programme de formation des enseignants. Lorsque les établissements d’enseignement postsecondaire ont commencé à promouvoir un plus grand nombre de cours en ligne, j’ai utilisé des plateformes semblables pour enseigner la matière de ces cours. Certains cours étaient mixtes, d’autres ne l’étaient pas. Je possédais donc un peu d’expérience, mais pas en ce qui concerne les délibérations. Je crois que ce qui était difficile, c’étaient les attentes différentes à l’égard du travail effectué en milieu de travail et en classe. Mais au moins, cela m’a donné une base sur laquelle m’appuyer. Je crois que cela peut avoir fait peur à certains de mes collègues.

RPC : Veuillez décrire comment s’est déroulée votre première utilisation de la technologie à des fins parlementaires. Y a-t-il eu des problèmes techniques? La technologie était-elle difficile à utiliser pour mener des discussions?

LL : C’était un défi au départ. On ne saisit pas à quel point nous sommes habitués à être assis à un endroit précis, de voir différentes personnes, de ne pas en voir d’autres. Il y a aussi la manière dont on interagit avec les autres. Il faut l’admettre, c’est parfois assez difficile. Lorsque quelqu’un vient prendre la parole lors d’une audience, c’est déjà une expérience gênante. Ce l’est d’autant plus lorsqu’on lance les témoins dans un monde en ligne où ils doivent parfois participer à la réunion uniquement par téléphone – ce ne sont pas tous les témoins qui ont réussi à utiliser la vidéoconférence. Les membres du Comité des finances, qui a poursuivi ses travaux pendant tout ce temps, ont donc dû s’ajuster pour reprendre pied. Mais nous nous sommes améliorés. Les explications données au début sont plus courtes, les transitions se passent mieux. Il y a aussi de bons côtés. Par exemple, je me trouve dans la circonscription de Kitchener-Waterloo. Beaucoup de personnes ici ne peuvent pas conduire jusqu’à Toronto pour prendre la parole devant le Comité pendant sept minutes, particulièrement si elles travaillent. Soudainement, ces personnes ont la possibilité de participer pleinement. Le malaise en vaut la peine s’il permet d’offrir ces possibilités à un plus grand nombre de personnes.

SP : La transition s’est plutôt bien passée de mon côté. Je n’ai pas trouvé cela difficile du tout. Même pendant les périodes d’incertitude de mars et d’avril, il y avait toujours des députés présents dans la pièce. C’était une combinaison de réunions en personne et de vidéoconférences. Je crois que pour chaque réunion, il y avait une combinaison de personnes dans la pièce, au téléphone et à l’écran, y compris le personnel de soutien à l’Assemblée législative. Compte tenu de toutes ces dynamiques, tout s’est déroulé sans anicroche. Nous n’avons eu qu’un seul raté technique d’une vingtaine de minutes. Au fil du temps, nous avons déterminé comment procéder pour les rappels au Règlement et comment agir avec un peu plus de prévention et d’ordre en ce qui concerne les listes de témoins. Bref, nous sommes devenus plus organisés avec le temps.

RG : Il était intéressant d’envisager certaines des options disponibles. Par exemple, la fonction de « clavardage » était très utile, mais pas pour les rappels au Règlement, par exemple. Ironiquement, lorsque vous ne voyez qu’une seule personne qui parle à l’écran, l’expérience visuelle est plus intéressante pour le public (comparativement au fait de se trouver dans la salle). Nous avons éprouvé certains problèmes parce que certaines personnes n’étaient pas à l’aise avec la technologie. Ces personnes ont utilisé l’option du téléphone, ce qui les a empêchées d’utiliser la fonction de clavardage disponible sur la plateforme de vidéoconférence. Je crois que la leçon que nous pouvons en tirer est qu’il faut offrir une sorte de tutoriel, de sorte que les députés qui maîtrisent moins bien la technologie puissent dissiper le malaise qu’ils éprouvent en participant à une réunion par vidéoconférence. Ces derniers sont tout simplement revenus au téléphone, ce qui les a empêchés d’utiliser les fonctions additionnelles.

RPC : Des députés ou témoins ont-ils été interrompus pendant qu’ils utilisaient ces plateformes (p. ex. par des membres de leur famille ou leurs animaux de compagnie)? Y a-t-il eu des choix douteux en ce qui concerne les arrière-plans ou les accessoires, qui n’auraient pas été possibles lors de réunions en personne?

SP : En temps de COVID-19, les députés n’ont pas de personnel à leurs côtés pour leur montrer comment éviter d’afficher leur visage à l’écran lorsqu’ils ne parlent pas. Ces limites ont donc été observées à quelques reprises.

VL : Nous avons fourni aux députés et aux témoins des directives sur la manière de participer à distance. Ces documents de deux pages donnent des informations sur la manière de prendre la parole, d’utiliser la fonction de clavardage, d’avoir accès à l’interprétation et de se faire rappeler qu’ils peuvent être filmés à tout moment. Nous organisons également une réunion préliminaire avec les membres du comité 15 minutes avant chaque réunion du comité, au cours de laquelle le président passe en revue les directives de participation et confirme la présence de chaque député. Les témoins se joignent également à une réunion Zoom avec l’un de notre personnel pour confirmer leur présence avant que le lien avec la réunion principale du comité ne leur soit communiqué.

LL : Il y a eu des problèmes pour les députés qui n’ont pas un bon accès Internet ou dont la capacité de la bande passante est limitée là où ils vivent. Bon nombre d’entre eux demandent l’accès à Internet à large bande et des améliorations à cet égard. Ils étaient parfois déconnectés du système. Lorsqu’ils appelaient de la maison, on pouvait voir quels secteurs avaient accès à des services Internet de haute qualité et quels secteurs n’y avaient pas accès. Et nous voyons cela chez les députés. Parfois, lorsqu’ils se rendent à leur bureau, c’est un peu mieux. Je pense par exemple à la députée de Nickel Belt, France Gélinas (dans le Nord de l’Ontario). Elle s’est connectée une fois de sa maison et une fois de son bureau. Dans un des deux cas, le signal Internet n’était pas assez fort pour lui permettre de prendre part à la réunion. La même chose s’est produite avec le député de Sudbury, Jamie West. Cela soulève toute la question de l’égalité. Certains croient que la technologie constitue l’outil par excellence pour favoriser l’égalité, mais ce n’est pas nécessairement le cas.

Il y a eu une situation où des gens ont dû envoyer des notes aux greffiers pour leur indiquer qu’ils avaient été déconnectés d’une vidéoconférence et qu’ils n’arrivaient pas y participer. Ce problème a donc été soulevé. Généralement, ils arrivaient à faire en sorte que quelqu’un d’autre intervienne pour poser leurs questions. Pour ce qui est d’une discussion élargie sur le sujet… Je ne sais pas s’il est juste de l’affirmer, mais j’ai l’impression que le temps qui s’est écoulé depuis le début de tout cela est suffisant. Il est intéressant de constater que lors des audiences sur les finances et la reprise économique, nous parlons d’un virage vers un monde plus numérique et de la nécessité d’investir dans ce virage. Tout cela se concrétise dans un contexte différent. Nous n’avons toutefois pas encore eu l’occasion de véritablement réfléchir à notre propre situation. Et ce ne sont pas les sujets qui manquent. Par exemple, grâce aux réunions virtuelles, des personnes qui n’auraient jamais cru prendre la parole devant des représentants du gouvernement ont maintenant la possibilité de le faire. Nous ne pouvons toutefois pas leur offrir cette possibilité si, en fin de compte, nous ne sommes pas prêts à investir les sommes requises.

De plus, nous ne savons pas si c’est quelque chose qui se poursuivra. Une partie de la discussion portera sur le fait que cette technologie permet à un plus grand nombre de personnes de participer aux réunions. Il faut toutefois reconnaître que pour que cela se produise, nous devrons investir dans les infrastructures, de sorte que les gens y aient accès.

Pour revenir à la première partie de la question, qui portait sur ce qu’on devrait voir ou non en arrièreplan pendant les réunions de comités, je crois qu’un des éléments intéressants est que certains d’entre nous n’avons pas le choix. Nous devons appeler d’un bureau parce que c’est là que nous avons accès à Internet. On voit donc le nom et la bannière de certains députés en arrière-plan. Les députés n’ont pas encore tenu de discussion approfondie sur le sujet; je crois que tous s’entendent pour se concentrer sur le travail à accomplir. Il pourrait tout simplement être impossible pour nous de nous occuper d’autre chose.

Un autre élément incontournable pour bon nombre d’entre nous : les enfants (Rires). Il leur arrive de faire irruption dans la pièce. J’ai vu des petits doigts à l’écran lors d’appels, ce qui est probablement inapproprié lors d’une audience, mais cela se produit parfois lorsque je suis à la maison. Cela ne se produit pas lorsque je suis au bureau; tout dépend du moment où l’appel a lieu. Ces interruptions peuvent faire en sorte qu’il est un peu plus difficile de participer à un appel.

AR : Nous avons tout simplement rappelé aux membres que les réunions sont télédiffusées. Je sais que d’autres administrations ont utilisé des effets visuels intéressants, mais, à ma connaissance, il n’y a rien de majeur ici à signaler à cet égard.

SP : Les femmes de notre caucus n’ont aucun mal à parler aux hommes de leur allure à la caméra. Je sais que nous avons demandé au député d’Edmonton-McClung, Lorne (Dach), de changer l’orientation de sa caméra parce qu’elle pointait directement dans son nez (Rires). Et lorsque je suis à la maison avec les enfants, la veille d’une réunion, je leur insuffle une peur épouvantable, de sorte qu’ils ne courent pas autour de moi pendant que je préside une réunion. Je m’organise donc pour qu’ils aient quelque chose à faire pendant que je préside la réunion de comité.

RPC : Le mauvais service Internet et la bande passante insuffisante ont-ils posé problème en Alberta?

SP : La plupart de nos députés ont accès à un service Internet assez bon. Ce n’est pas le même niveau d’éloignement que l’on retrouve à certains endroits du Nord de l’Ontario, par exemple. Il y a de nombreux endroits en Alberta où la connectivité n’est pas optimale, mais ce n’est pas le cas dans les villages et la plupart de nos députés qui représentent des régions rurales ou nordiques sont basés dans ces villages.

RG : Même lorsqu’une personne a des problèmes de connectivité, il est possible d’enlever l’option de vidéoconférence et de simplement montrer une photo. Ainsi, la personne a toujours accès à toutes les autres options, comme le clavardage.

RPC : Comment les témoins ont-ils réagi face à l’utilisation de cette technologie?

AR : Lorsque des gens comparaissaient par vidéoconférence, nous avons tenté d’effectuer un essai un ou deux jours avant la réunion pour nous assurer que tout fonctionnait bien. Il y a eu un ou deux cas où ça n’a pas fonctionné en raison de problèmes liés au matériel informatique.

RPC : Maintenant que cette technologie a été utilisée, croyez-vous qu’elle deviendra « la nouvelle norme », même lorsque les problèmes de santé publique comme la COVID-19 ne nécessiteront plus de distanciation physique?

SP : Il y a des questions importantes liées à la manière dont nous agissons et dont nous nous comportons envers les autres, que ce soit pendant une vidéoconférence ou pendant que nous sommes présents physiquement dans un espace de réunion. Je suis ravie que nous ayons tous découvert ces enjeux ensemble, notamment en ce qui a trait aux interactions, aux prises de décisions et à tout le reste. Je crois néanmoins que l’option de vidéoconférence sera maintenue et sera essentiellement utilisée par les députés dont la circonscription se situe à l’extérieur de la région de la capitale. Richard vit à trois heures d’Edmonton. Je vis à cinq heures d’Edmonton. Nous rendre dans la capitale et être coincé dans la circulation prend du temps et engendre des coûts, alors que nous pourrions travailler. Et il ne faut pas oublier les aspects liés à la santé et à la sécurité. Un collègue de Richard, Manmeet Bhuller, qui était député de Calgary-Greenway, est décédé en 2016 sur l’autoroute 2. Je ne parlerai pas au nom de Richard, parce que je sais que c’était un ami proche. Lorsque cette tragédie s’est produite, j’ai été bouleversée moi aussi. Je passe beaucoup de temps sur les autoroutes dans le cadre de mon travail. Je me suis rappelé toutes les fois où j’ai parcouru l’autoroute 2 en pleine tempête de neige. Dans quel but? Pour une courte réunion? Je crois que si nous apprenons comment utiliser ces outils pour améliorer notre travail, cela nous permettra de travailler davantage. Nous pourrons nous concentrer sur ce qui est important : lire des documents liés à la réunion, plutôt que parcourir 1 000 kilomètres en voiture pour assister à ladite réunion. La vidéoconférence améliore notre sécurité, nous permet d’être moins fatigués et d’être plus « présents » lors des réunions. Mais nous devons apprendre à interagir les uns avec les autres lors des réunions pour devenir efficaces. Avec la COVID-19, c’est comme si on nous avait fait un cadeau, parce que c’est un apprentissage que nous faisons tous ensemble.

RG : Je suis d’accord avec vous, Shannon. À de nombreuses reprises, je me suis retrouvé sur la route en direction d’Edmonton en plein milieu d’une tempête de neige pour une réunion de trois heures en me demandant si je devrais faire demi-tour. Est-ce sûr? Et pour revenir à Manmeet, il nous a appelés et nous a dit qu’il serait là à 15 h. Il devait faire une présentation. Nous lui avons dit de ne pas s’en faire, mais il a insisté en disant qu’il devait venir.

Vous avez raison : c’est une excellente manière de passer plus de temps dans notre circonscription et de consacrer le temps épargné à y rencontrer des gens. C’est déjà assez pénible pour moi d’effectuer un aller-retour en une journée pour me rendre à une réunion à Edmonton, mais pour vous, Shannon, ce doit être tout simplement l’enfer. Je crois que les gens connaissent de mieux en mieux la technologie. J’espère que c’est la voie de l’avenir. Il faut toutefois prêter attention à ceux qui sont un peu moins à l’aise avec la technologie et les aider à se familiariser avec cette dernière.

Je tiens également à mentionner qu’Aaron nous a aidés à mettre en place la fonction texte du système, de sorte que nous puissions effectuer le travail « en coulisses » requis pour les délibérations des comités, ce qui nous a permis d’éviter d’utiliser le clavardage. Nous l’avons utilisé comme voie de communication informelle pour organiser les travaux, ce qui nous a évité de bombarder le reste du groupe avec une foule d’information.

LL : Je crois que c’est une excellente idée de tirer profit de certains des liens numériques que nous pouvons tisser. Et pas seulement en raison de la COVID-19. Le système dont nous parlons, comme je l’ai indiqué précédemment, sous-tend un mode de participation plutôt étrange. Il faut admettre qu’il est gênant d’arriver dans une salle de comité à Queen’s Park et de voir un groupe de personnes vêtues de complets et de cravates prenant place à une table en forme de « U » qui vous regardent fixement pendant deux minutes. Or, si vous avez la possibilité de vous trouver dans votre studio lorsque vous appelez pour parler arts, ou dans votre bureau lorsque vous appelez pour parler affaires, vous atteignez un niveau de confort qui vous permet de vous sentir à l’aise et de mieux utiliser le temps qui vous est alloué.

Un autre élément à déterminer en ce qui concerne l’utilisation de cette technologie dans le cadre des réunions de comité : doit-on accorder du temps additionnel aux gens en cas de problème technique? Je ne sais pas si c’est le cas parce que l’horaire est toujours très serré et il y a constamment un autre intervenant qui doit prendre la parole tout de suite après. On ne devrait pas être pénalisé en cas de problèmes techniques causés par la bande passante insuffisante dans notre région. On ne devrait pas non plus être pénalisé si les membres sont retardés. Je me souviens d’une réunion où le son ne fonctionnait pas bien pour tout le monde et où tout a été repoussé de 30 minutes.

Tout cela pour dire que les gens qui viennent parler au gouvernement devraient avoir un certain niveau de confort. Si cette plateforme peut contribuer à leur donner ce niveau de confort, les discussions et les investissements en valent alors la chandelle. J’estime que nous devrions tenir une discussion plus vaste à propos des avantages et des inconvénients de cette approche.

RPC : Y a-t-il une facette que nous avons oubliée ou un élément que nous n’avons pas abordé et que vous aimeriez ajouter?

RG : Nous nous sommes aperçus que différents ministères utilisaient différentes plateformes, et qu’ils étaient habitués à utiliser différentes fonctions et différentes manières de procéder au départ. Nous avons donc dû nous pencher sur cet enjeu. J’ai maintenant cinq applications différentes de vidéoconférence. Parfois, les gens n’avaient pas téléchargé l’application sur leur ordinateur et étaient habitués à utiliser la version pour téléphone, ou vice versa. Il a fallu un peu de temps pour apprivoiser le changement.

Je veux également ajouter que je crois que cette technologie ouvre des possibilités pour les discussions à venir sur le vote à distance, qui pourraient nous aider à demeurer dans nos circonscriptions plus souvent ou nous permettre d’atteindre le quorum pour passer des questions au vote.

SP : Il y a souvent de nombreux avantages au fait de se trouver dans la même pièce et cela doit demeurer à la base de notre travail en tant que parlementaires. Cela dit, la vidéoconférence ouvre des possibilités inédites. Je crois que c’est une bonne chose parce que c’est une solution inégalée pour nous permettre d’atteindre un meilleur équilibre entre notre emploi et nos autres responsabilités.

Un autre élément à souligner : je crois que la vidéoconférence est plus facile dans des endroits comme l’Alberta, qui n’est pas tenue d’offrir de l’interprétation simultanée comme d’autres endroits. C’est un défi que nous n’avons pas à relever, heureusement. Je crois également qu’en général, nous étions mieux outillés au départ grâce à l’infrastructure du Bureau de l’Assemblée législative et à l’effectif dont nous avons hérité.

LL : Je n’ai pas grand-chose à ajouter, mais je crois qu’il est important de souligner le problème d’équité que nous avons déjà abordé. Qui a du mal à effectuer le virage numérique et où se situent les difficultés à cet égard? Si les députés ont du mal à déterminer comment obtenir un bon signal, alors qu’ils sont des privilégiés, qu’en est-il des autres? Je ne veux pas que nous nous leurrions en prétendant renforcer la mobilisation du public. Nous devons garder les yeux ouverts et indiquer clairement qu’en l’absence de certains investissements, cela pourrait ne pas fonctionner. Par exemple, lorsque la pandémie nous a frappés, de nombreux centres communautaires, bibliothèques et centres commerciaux ont fermé. Il s’agit souvent des seuls endroits dans une collectivité où certaines personnes peuvent avoir accès à Internet. Nous ne pouvons pas mettre la charrue devant les bœufs et penser qu’en effectuant ces réunions en ligne, nous renforçons l’accès, alors que l’accès est très restreint pour certaines personnes.