L’adaptation de l’Assemblée nationale aux technologies des communications

Article 1 / 13 , Vol 36 No 4 (Hiver)

Vol 36 No 4L’adaptation de l’Assemblée nationale aux technologies des communications

Cet article examine la façon dont l’Assemblée nationale a utilisé les technologies des communications pour se rapprocher des citoyens et favoriser leur participation à la vie démocratique. Puis, il traite des divers outils informatiques dorénavant mis à la disposition des députés et de la présidence pour les aider dans leurs fonctions respectives. Enfin, il se termine sur quelques réflexions au sujet de l’impact concret des technologies des communications sur le déroulement pratique des travaux parlementaires.

En 1964, le célèbre philosophe et sociologue canadien, Marshall McLuhan, a énoncé pour la première fois la théorie qui allait bouleverser l’univers des communications : « Le message, c’est le médium ». Élaborée alors que l’éventualité d’un réseau de communication mondial aussi sophistiqué qu’Internet était pure science-fiction, cette théorie toute simple, quoique prophétique, résume bien l’importance qu’allaient graduellement prendre dans nos vies les nouvelles technologies quant à la manière de communiquer un message.

À cet égard, soucieuse de l’effet de son image et de la nécessité d’informer les citoyens sur ses travaux, l’Assemblée nationale du Québec a toujours tâché d’utiliser la technologie pour se rapprocher de la population.

Services aux citoyens

Le 3 octobre 2013 a d’ailleurs marqué le 35e anniversaire de la télédiffusion en direct des travaux parlementaires. C’est en effet en 1978 qu’était diffusée en direct pour la toute première fois une séance de l’Assemblée. À l’époque, le président, M. Clément Richard, a souligné la portée de cette innovation qui introduisait l’ère de l’électronique au parlement et a souhaité qu’elle améliore la participation de tous les citoyens au processus démocratique. En plus d’avoir changé le comportement, mais aussi la garde-robe de certains députés, l’arrivée des caméras en Chambre a modifié de manière permanente le paysage parlementaire.

Depuis, les débats parlementaires se déroulent sous l’œil attentif des caméras qui, au cours de ces 35 dernières années, ont été témoins du parcours politique de centaines d’élus. En mars 2013, l’Assemblée, en sa qualité de télédiffuseur, a franchi une autre étape déterminante de son parcours technologique en complétant son virage « haute définition », format télévisuel auquel elle s’est intéressée dès 2006. C’est donc désormais en HD que les téléspectateurs québécois peuvent suivre ses travaux.

Depuis plusieurs années, les internautes du monde entier peuvent aussi regarder, en direct sur le site Web de l’Assemblée nationale, non seulement les travaux de l’Assemblée nationale et ceux des commissions parlementaires, mais aussi les conférences de presse, les cérémonies spéciales et protocolaires et les activités éducatives qui se tiennent à l‘Assemblée.

Par ailleurs, depuis le 30 mai 2013, les propriétaires de téléphones intelligents et de tablettes peuvent également utiliser le tout nouveau site mobile de l’Assemblée nationale. En effet, le contenu des principales sections du site Internet de l’Assemblée a été adapté pour que les mobinautes puissent le consulter facilement. À partir du site mobile, ils ont accès à une masse de renseignements, dont des fiches informatives sur les 125 députés, le canal de l’Assemblée, les activités de la journée, la fonction de recherche simplifiée pour trouver un projet de loi et les renseignements pratiques sur les visites guidées, les restaurants, la boutique et la bibliothèque de l’Assemblée nationale. Ce site mobile, de navigation simple et accessible partout, représente un moyen additionnel pour permettre aux citoyens de participer à la vie démocratique. Une fenêtre en temps réel s’ouvre une fois de plus sur la vie parlementaire. Où qu’ils soient, les mobinautes peuvent désormais rester branchés sur l’actualité parlementaire et prendre part aux travaux parlementaires, assister en direct au travail des députés à l’Assemblée et en commission, suivre le cheminement des projets de loi et communiquer avec leur député. Ce service répond aux besoins grandissants du public et au défi constant de rapprocher l’Assemblée des citoyens.

En avril 2009, l’Assemblée nationale a adopté une réforme parlementaire qui a jeté les premières bases de ce rapprochement en favorisant la participation citoyenne aux travaux parlementaires et au processus démocratique. En effet, c’est à compter de l’automne 2009 que l’Assemblée nationale a permis le dépôt de pétitions sur support électronique destinées à être signées à partir de son site Internet. Depuis, plus de 200 pétitions ont ainsi transité par le cyberespace avant d’être déposées en Chambre. Même si les pétitions électroniques ne représentent environ que le quart du nombre total de pétitions déposées à l’Assemblée depuis cinq ans, elles regroupent plus de la moitié des signataires de pétitions au cours de cette période. Il s’agit là d’une preuve supplémentaire que les technologies rejoignent davantage de citoyens, favorisent leur participation à la vie démocratique et facilitent leur adhésion à une cause.

Une autre innovation permettant d’améliorer et d’accroître la participation des citoyens aux travaux parlementaires, a été intégrée à cette réforme. Il s’agit de l’utilisation de la visioconférence en commission parlementaire. Les commissions avaient déjà eu recours à cette technologie au cours des dernières années afin de permettre à des personnes ne pouvant se rendre à une audition de se faire entendre. Par exemple, des témoins provenant des Îles-de-la-Madeleine et du Nunavik avaient pu exprimer leur opinion grâce à la visioconférence. L’expérience s’étant avérée concluante, le recours à cette technologie a été inscrit dans les Règles de fonctionnement de l’Assemblée nationale. Ainsi, un témoin peut dorénavant demander à être entendu par visioconférence. La commission parlementaire en cause décide ensuite de l’opportunité de l’entendre à l’aide de cette technologie en fonction de certains critères, comme l’impossibilité pour lui de se déplacer ou de se faire représenter et de l’apport de son témoignage aux travaux de la commission. Bien que l’utilisation de cette technologie demeure relativement marginale, elle a notamment permis à quelques reprises,depuis l’adoption de la réforme parlementaire, l’audition de témoins en provenance de la Gaspésie, de l’Abitibi ou d’aussi loin du Japon.

Non seulement les technologies facilitent les communications, elles peuvent aussi jouer un rôle bénéfique pour l’environnement, entre autres, en réduisant l’usage du papier. Ainsi, en marge des efforts déployés par l’Assemblée pour le développement durable, l’obligation de transmettre un mémoire en 25 copies a été éliminée et remplacée par la possibilité d’envoyer une seule copie, qu’elle soit sur support papier ou électronique. De plus, des expériences passées avaient permis de constater une bonne participation des citoyens aux consultations en ligne, tant d’un point de vue quantitatif que qualitatif. Par conséquent, cette forme de consultation a également été intégrée dans les pratiques de l’Assemblée. Ainsi, à l’occasion d’un mandat d’initiative, une commission peut maintenant procéder à une consultation en ligne sur le site Internet de l’Assemblée. Celle-ci peut aussi prévoir la tenue de telles consultations lorsqu’elle confie à une commission le mandat de réaliser une consultation générale. Depuis l’adoption de la réforme, six consultations en ligne ont permis à 11 642 personnes de s’exprimer au moyen de questionnaires sur le Web.

Outre ces consultations en ligne, il est désormais possible de commenter par Internet tout projet de loi ou mandat que réalise une commission parlementaire. La contribution des citoyens est ainsi favorisée sous toutes ses formes : les parlementaires peuvent bénéficier de leurs commentaires et tenir compte de leurs préoccupations lorsque vient le temps d’étudier des mesures déférées pour étude en commission.

Le site Internet de l’Assemblée joue un rôle accru en tant que moyen d’information pour les citoyens et leur participation aux travaux parlementaires. En ligne depuis 1995, il a donc été complètement réaménagé en mars 2010 afin, plus particulièrement, de mieux remplir ces nouvelles fonctions.

Autre nouveauté, il offre désormais aux internautes la possibilité de s’abonner à différents fils RSS, soit des fils de nouvelles. Cette technologie permet de recevoir automatiquement chaque mise à jour d’un site ou d’une page Web dès sa mise en ligne. Ainsi, on peut dorénavant être informé en temps réel de toute nouvelle ayant trait à l’horaire ou aux mandats des commissions parlementaires, au processus législatif entourant n’importe quel projet de loi et aux conférences de presse.

De nos jours, on ne saurait aborder les technologies des communications sans traiter des incontournables médias sociaux. Après avoir longuement réfléchi sur la question, l’Assemblée nationale a finalement fait le grand saut à l’automne 2012 en empruntant cette nouvelle voie dans ses communications. Depuis, sa présence sur le réseau social Facebook et le site de microblogage Twitter s’ajoute à ses communications habituelles pour offrir aux internautes un nouvel accès direct, mais surtout, interactif, à l’actualité parlementaire et institutionnelle.

L’Assemblée utilise Facebook et Twitter notamment pour promouvoir ses activités, mettre en valeur son site Internet et annoncer des périodes d’activités importantes du secteur parlementaire. Elle s’en sert aussi dans un but pédagogique, c’est-à-dire pour informer les internautes sur l’histoire du parlementarisme québécois, révéler des trésors d’archives, attirer l’attention sur les milliers de documents de la bibliothèque, et plus encore. Cette nouveauté a été accompagnée de lignes directrices quant à l’utilisation de ces nouveaux moyens de communication par le personnel de l’Assemblée.

Le site Internet de l’Assemblée sert aussi désormais de vitrine culturelle et archivistique exceptionnelle en proposant aux visiteurs de la page Web de la Bibliothèque de l’Assemblée nationale différentes expositions virtuelles. À titre d’exemple, il est possible d’y visiter l’exposition « Gouverner en Nouvelle-France », qui célèbre le 350e anniversaire du Conseil souverain et qui rappelle les institutions politiques du Régime français en présentant des documents d’archives et des objets patrimoniaux provenant des collections de l’Assemblée nationale. Pour sa part l’exposition « Récits de voyages du XVIe au XVIIIe siècle » met en valeur quelques-uns des plus beaux récits de voyages que possède la Bibliothèque. Ces expositions s’ajoutent notamment à celles commémorant le 50e anniversaire du décès de l’ancien premier ministre du Québec Maurice Duplessis, soulignant le 100e anniversaire de fondation du journal Le Devoir ou célébrant le 125e anniversaire de l’hôtel du Parlement. Élaborée à l’occasion du 400e anniversaire de fondation de la ville de Québec, l’exposition « Les trésors de la Bibliothèque », quant à elle, permet aux internautes de consulter électroniquement plus d’une vingtaine de joyaux littéraires tirés de la collection de la Bibliothèque. Parmi ceux-ci, figurent quelques manuscrits rares, dont un livre sur des écrits de Saint-Tomas d’Aquin datant de 1472 et deux tomes du Théâtre des cités du monde de 1574 qui illustrent en couleurs les grandes villes européennes de l’époque.

Services aux députés et à la présidence

Si les habitudes et les exigences des citoyens à l’ère des communications électroniques ont grandement évolué, il en est tout autant de celles des parlementaires, eux-mêmes plus présents et actifs que jamais dans Internet et sur les médias sociaux.

C’est pourquoi, afin de répondre à leurs besoins, un comité de travail a été formé au printemps 2012, à l’initiative de l’Assemblée. Ce comité regroupait des représentants de chaque groupe parlementaire et des responsables du dossier à la Direction de l’informatique et des télécommunications ainsi qu’au Secrétariat général adjoint à l’administration. Le comité a ainsi pu discuter des services offerts aux parlementaires dans le domaine de l’équipement informatique et de télécommunications afin de prévoir les besoins en cette matière pour la prochaine législature. Ses rencontres ont permis de dégager une proposition de services plus adaptée aux besoins des députés pour la 40e législature.

De nos jours, le mot clé pour décrire les besoins des députés en matière de technologie est  « mobilité ». C’est pourquoi l’Assemblée met désormais à la disposition de chaque député un téléphone intelligent et une tablette électronique dont il peut choisir le modèle et la marque parmi les appareils homologués par la Direction de l’informatique, de la télédiffusion et des télécommunications. De plus, chaque député reçoit, pour son bureau du parlement et celui de sa circonscription, un total de quatre ordinateurs portables et un ordinateur de table.

En plus d’être disponible dans tous les édifices de la colline Parlementaire, pour les députés, mais aussi pour les visiteurs de l’Assemblée, la connexion à Internet sans fil l’est dorénavant dans chaque bureau de circonscription. Une connexion WiFi privée permet ainsi aux députés et à leur personnel de se brancher directement sur le réseau de l’Assemblée nationale, alors qu’une connexion WiFi publique permet aux visiteurs de naviguer gratuitement sur le Web.

Une toute nouvelle application informatique de stockage nuagique de données a de plus été spécialement conçue pour les députés. Portant le nom de « PartageWeb », ce programme permet à chaque député d’avoir accès à un « nuage informatique » dans lequel le député et son personnel de bureau au parlement ou en circonscription peuvent enregistrer des données. Ainsi, ils peuvent archiver des documents, transférer des images, ajouter des activités au calendrier ou encore avoir accès à une liste de contacts. Ils peuvent aussi gérer les cas que leur soumettent les citoyens dans leur circonscription et en faire le suivi. Les députés peuvent être avisés par courriel des différents documents versés dans leur nuage. Où qu’ils soient dans le monde, à la fin de la journée, ils peuvent être informés par courriel de l’avancement des différents dossiers de circonscription, connaître les nouvelles demandes ou les cas qui ont été réglés, par exemple. Quant à la confidentialité de ces documents, précisons qu’à la différence d’autres applications en la matière, ces nuages informatiques privés, accessibles à l’aide d’un jeton informatique, sont hyper-sécurisés et que leur contenu est entièrement conservé sur des serveurs qui appartiennent à l’Assemblée nationale.

Ce programme informatique s’ajoute au site Greffier qui existe depuis quelques années à l’intention des députés membres de commissions parlementaires. Sorte de bibliothèque virtuelle, ce site à accès contrôlé peut être consulté à partir de n’importe quel ordinateur. Il regroupe tous les documents utiles aux membres des commissions, dont le texte des projets de loi à l’étude, les amendements présentés, adoptés, rejetés ou retirés, les mémoires transmis, l’ordre du jour des séances, les projets de rapports et, le cas échéant, le fruit des consultations et les commentaires des citoyens en ligne. Alors qu’auparavant, tous ces documents parvenaient aux membres des commissions en version papier, ceux-ci sont dorénavant informés par courriel lorsqu’un document est versé sur le site Greffier et sont invités à s’y rendre pour le parcourir. En plus d’être plus rapide et efficace, cette façon de faire est plus écologiquement responsable.

Dans le sillage du virage informatique entrepris au début de la 40e législature et dans le souci constant d’améliorer nos habitudes environnementales, il a été convenu de modifier les façons de faire afin de maximiser l’utilisation de l’informatique au détriment du papier. C’est pourquoi nous avons instauré le principe des réunions « sans papier ». En effet, les rencontres du Bureau de l’Assemblée nationale et celles du secrétaire général avec le président et son personnel se font désormais entièrement sur support informatique. L’ordre du jour de ces rencontres et les documents pertinents sont versés pour consultation sur un site Internet sécurisé, auquel l’accès est restreint aux seules personnes concernées. Les participants peuvent ainsi suivre le déroulement de la réunion sur leur tablette électronique sans devoir apporter une masse de documents. Cette même façon de faire sera également implantée pour les réunions de la présidence, au cours desquelles le président et les vice-présidents discutent de l’organisation des travaux parlementaires.

Dans le contexte des travaux parlementaires, la présidence de l’Assemblée nationale n’est pas en reste non plus en matière d’innovations technologiques et de communication. Tout d’abord, depuis 2007, les greffiers ont une nouvelle table entièrement informatisée. Chacun des trois postes de greffier est relié à deux ordinateurs qui se trouvent dans une salle sécurisée à l’extérieur du Salon bleu. En cas de panne informatique, les greffiers peuvent ainsi poursuivre leur travail sur le deuxième ordinateur. En plus de leur permettre de remplir le scroll (brouillon du procès-verbal) et les grilles de temps des différents intervenants, les ordinateurs leur permettent d’actionner les chronomètres indiquant aux députés leurs temps de parole. Sur les écrans des ordinateurs, les greffiers peuvent aussi voir les images diffusées simultanément sur le canal de l’Assemblée. Une imprimante est dissimulée à l’intérieur de la table, permettant aux greffiers d’imprimer rapidement tout document dont le président a besoin. Pour sa part, celui-ci a devant lui, encastré dans le meuble de bois servant de devanture au fauteuil de président, un écran d’ordinateur sur lequel il peut lire les messages que les greffiers lui envoient. Ce système de clavardage est hautement utile en ce qu’il permet aux greffiers de maintenir un lien constant avec le président au fauteuil et de lui transmettre de manière confidentielle de l’information primordiale, notamment quant au respect du Règlement et aux temps de parole restants. Se trouvent également devant le président deux écrans de télévision qui diffusent les travaux de la Chambre ainsi que les chronomètres pour les temps de parole.

Conclusion

Comme nous l’avons déjà précisé, l’Assemblée désire éliminer le plus possible l’usage du papier au profit de documents électroniques, plus facilement consultables et plus écologiques. Ainsi, nous sommes en train de réfléchir à une manière de moderniser nos pratiques parlementaires, dont celles ayant trait au dépôt de documents en Chambre. Le Règlement de l’Assemblée nationale prévoit actuellement qu’au début d’une session, le président de l’Assemblée dépose la liste des documents dont la loi prescrit le dépôt à l’Assemblée. Lors des séances, ces documents sont déposés par les ministres ou le président en version papier, à la rubrique « Dépôt de documents » des affaires courantes. Ils sont par la suite numérisés, puis rendus publics sur le site Internet de l’Assemblée. Or, nous aimerions pouvoir trouver une manière de sauter une étape en permettant dès le départ qu’un document soit déposé en version électronique, tout en respectant le principe voulant que les députés soient les premiers informés de son contenu. D’autres impératifs législatifs sont aussi à prendre en considération, notamment l’obligation prévue dans plusieurs lois de déposer un document dans un certain délai lors de la reprise des travaux de l’Assemblée lorsque celle-ci ne siège pas, ou celle de produire un nombre minimal de copies papier d’un document aux fins de conservation.

De même, le Règlement prévoit que lorsqu’un ministre cite, même en partie, un document, tout député peut lui demander de le déposer immédiatement. Le ministre doit alors s’exécuter, sauf s’il juge que cela serait contraire à l’intérêt public. Dans la mesure où de plus en plus de députés, incluant les ministres, utilisent leurs tablettes électroniques lors de leurs interventions en Chambre, un ministre qui cite un document électronique sur sa tablette est susceptible de faire l’objet d’une demande de dépôt de document en vertu de cette disposition du Règlement. Ainsi, nous aimerions élaborer une procédure adaptée à de ce type de document.

En terminant, bien que nos parlements soient profondément ancrés dans la tradition et les coutumes, force est d’admettre qu’ils ne sauront échapper à la révolution qu’entraînent dans leur sillage les technologies des communications. II ne revient qu’à nous de nous y adapter afin de nous en servir pour d’une part, nous rapprocher encore davantage des citoyens en les informant sur nos travaux et en les incitant à y participer et, d’autre part, nous aider à remplir encore plus efficacement nos fonctions.