Réaction de l’assemblée législative de l’Ontario à la pandémie de COVID-19
Il peut arriver que les travaux s’interrompent inopinément. Lorsque la COVID-19 a fait son apparition, l’Assemblée législative de l’Ontario a été capable d’obtenir les ressources et les informations nécessaires grâce à son plan de continuité des opérations, ce qui lui a permis d’atténuer la crise, d’y réagir, de faire preuve de résilience et d’assurer la reprise des services sur place. Dans le présent article, les auteurs expliquent comment le plan de continuité des opérations a permis au personnel de surmonter les vastes défis découlant de la pandémie de COVID-19 et de bien planifier la reprise d’une certaine normalité.
Hugh McGreechan, William Short et Wendy Reynolds
Le plan de continuité des opérations : à quoi sert-il?
Le plan de continuité des opérations vise à ce que l’Assemblée, ses comités et les équipes responsables des travaux puissent continuer de s’acquitter de leurs fonctions et de s’occuper des affaires publiques selon les besoins ou durant une crise interne ou externe.
Le plan renferme des conseils qui permettent aux décideurs d’effectuer les tâches suivantes :
Évaluer promptement et rapidement la situation.
Aviser les parties prenantes.
Organiser les activités d’intervention comme l’activation du plan, l’aménagement des lieux de travail temporaires, la mise en place de procédures provisoires, et la coordination nécessaire à la reprise des activités et à la résilience de l’organisation.
Informer le personnel de la situation et des actions requises.
Renseigner les clients et les parties prenantes sur l’état des services de l’Assemblée.
Rassurer les parties prenantes sur la capacité du Bureau de l’Assemblée législative à restaurer les services.
Voir à la diffusion rapide et cohérente de messages et à la coordination centralisée de toutes les activités de communication jusqu’à la reprise complète des services.
Appuyer la reprise des activités.
Planification des mesures d’atténuation et des réactions à la COVID-19
Durant les premiers mois de 2020, la crise s’est transformée en pandémie mondiale. Les conséquences et l’ampleur de la crise étant alors inconnues, l’Assemblée a commencé à surveiller la situation et à s’y préparer.
Voici les actions prises à mesure de l’aggravation de la crise :
Diffusion de nouvelles communications : Les autorités sanitaires ont envoyé un bulletin sur le virus à l’intention du personnel. Le bulletin indique les moyens de rester au courant et recommande des mesures préventives. On a placardé les salles de bain et les bureaux d’affiches sur le nettoyage des mains, sur les gestes barrière en cas de toux et d’éternuement, ainsi que sur l’emploi du désinfectant à mains.
Installation de stations de désinfection pour les mains : Des distributeurs de désinfectant ont été placés aux entrées principales et à d’autres endroits importants, notamment à l’entrée de la salle de l’Assemblée législative.
Nettoyage approfondi : Nettoyage des surfaces plus fréquent.
Mise à l’essai du plan de continuité des opérations de l’Assemblée : Les responsables – principaux et secondaires – ont mené un exercice de simulation.
Diffusion de mises à jour : Diffusées selon les besoins, les mises à jour reposent sur les renseignements fournis par le ministère de la Santé de l’Ontario, par Santé publique Ontario et par l’Organisation mondiale de la Santé (OMS).
Surveillance de la COVID-19 : On a mis en place une structure hiérarchique et un mécanisme de suivi de la COVID-19 par lequel les directeurs du Bureau de l’Assemblée signalent quotidiennement toute absence pour maladie aux Ressources humaines et exigent des employés de signaler à leur gestionnaire toute exposition au virus.
Mesures additionnelles
À compter de mars 2020, d’autres mesures conseillées par des experts ont été prises, en l’occurrence :
Mise en place de l’équipe de planification en cas de perturbation des services : L’équipe est composée de représentants du Bureau de l’Assemblée législative et des principales parties prenantes au sein du complexe de l’Assemblée législative.
Interdiction de voyages : Le Président et le greffier ont décidé d’interdire les déplacements professionnels de tous les employés de l’Assemblée et des députés provinciaux pour l’exercice de leurs fonctions interparlementaires.
Nettoyage des postes de travail : Les employés de l’Assemblée ont été avisés de désinfecter souvent leur poste de travail.
Tenir des réunions d’information quotidiennes : Des réunions d’information quotidiennes ont été organisées pour la haute direction dès qu’on a signalé de la transmission communautaire du virus à Toronto.
Signalement de tout problème : Les occupants de l’édifice de l’Assemblée législative (le Bureau du lieutenant-gouverneur, la Tribune de la presse, les bureaux des partis politiques, la cafétéria et la salle à manger) ont été invités à signaler quotidiennement toute préoccupation liée à la COVID-19 au Bureau de la continuité des opérations.
Transmission communautaire de la COVID-19 – Fermeture de l’édifice de l’Assemblée législative
À compter de mars 2020, le virus a commencé à se propager à Toronto, les premiers cas de contagion communautaire ayant été signalés. En réaction, le Président et le greffier ont décidé d’interdire au public d’accéder au complexe de l’Assemblée législative ainsi que d’annuler les programmes éducatifs et les visites, puis de fermer la cafétéria et la salle à manger. Les réunions non essentielles ont également été suspendues (p. ex. les cours de langue, les entretiens, les rencontres avec les groupes d’intérêt et les concitoyens), sauf celles par vidéoconférence. Les personnes concernées ont été informées des changements par courriel, Internet ou intranet.
Le 13 mars, dans le respect d’une directive des gouvernements fédéral et provincial visant tout l’Ontario et fondée sur les recommandations de Santé publique Ontario, le Président et le greffier ont déclaré que l’Assemblée législative ne serait accessible que pour des raisons essentielles. Ils ont diffusé des messages pour aviser le personnel, la population et les parties prenantes des mesures suivantes :
Accès interdit aux personnes dont les activités sont non essentielles.
Exécution des plans de continuité des opérations dans toutes les directions du Bureau de l’Assemblée législative.
Suspension des services fournis par les pages à l’Assemblée législative.
Suspension temporaire des travaux de construction à l’intérieur et autour de l’édifice et du complexe de l’Assemblée législative.
Lancement des plans pour la reprise des activités courantes – un processus en trois étapes
À la fermeture des différents secteurs, le greffier a formé un comité responsable de la reprise des activités composé d’un représentant de chaque division de l’Assemblée, du Bureau du greffier et du Bureau du Président. Le comité était chargé de créer un plan pour la réouverture progressive et sécuritaire des bureaux et des espaces de travail au Bureau de l’Assemblée législative.
Lors de la planification, le retour au travail et la reprise des activités ont été pensés en fonction de la sécurité et du bien-être des employés ainsi que des avis et bonnes pratiques des autorités sanitaires. On souhaitait que la reprise des activités soit aussi normale que possible et qu’elle se fasse de façon rapide, mais prudente. Bien sûr, une « nouvelle normalité » s’est installée.
Une reprise en trois étapes a été proposée :
Étape 1
Les mesures de l’étape 1 ont été mises en place dès la déclaration de l’état d’urgence à l’échelle provinciale. Elles visaient à protéger la santé et la sécurité des employés et à garantir la poursuite des activités essentielles de l’Assemblée :
Identification des employés essentiels et instauration du télétravail : Il a été décidé que seuls les employés essentiels1 travailleraient sur place, à l’édifice de l’Assemblée législative. Des protocoles de télétravail ont été appliqués en parallèle.
Acquisition de technologie : Le Bureau de l’Assemblée législative a fait l’acquisition de la technologie nécessaire pour soutenir le télétravail.
Réduction du nombre de points d’accès : Le nombre de points d’accès contrôlés dans l’édifice et le complexe de l’Assemblée législative a diminué.
Obligation de prendre rendez-vous pour les visites : Tout le monde sauf les députés provinciaux et leurs employés doivent avoir un rendez-vous pour entrer dans les lieux.
Achat de produits de désinfection : L’Assemblée législative a acheté des produits pour la désinfection de mains ainsi que des produits de nettoyage spécialisés pour la désinfection des surfaces et la protection contre la COVID-19.
Acquisition d’équipements de protection individuelle : On a établi des plans pour trouver, acheter et distribuer de l’équipement de protection, ainsi que pour former les employés sur la façon de l’utiliser.
Application de mesures de suivi des dépenses liées à la COVID-19 : Un code financier a été créé pour bien suivre les dépenses liées à la COVID-19.
Mesures additionnelles
Instauration d’un protocole de sécurité : En consultation avec le médecin hygiéniste en chef de l’Ontario, on a mis au point un protocole de sécurité tenant compte de la COVID-19 pour accéder à l’édifice de l’Assemblée législative. Le protocole a été mis en place le 19 mai 2020. Tous, y compris les députés provinciaux, devaient répondre à trois questions de santé et leur exposition potentielle au virus avant d’être autorisés à pénétrer dans le complexe de l’Assemblée législative.
Nouvelle signalisation : En plus d’une nouvelle signalisation, des flèches ont été installées au sol selon les directives de Santé publique Ontario afin de respecter la consigne des deux mètres de distance. Le tout a été installé dans les zones pertinentes (ascenseurs, près des distributeurs d’eau, toilettes, couloirs, entrées).
Stations de désinfection des mains : Des stations pourvues de désinfectant pour les mains ont été placées un peu partout dans l’édifice de l’Assemblée législative, en particulier dans les aires à grande circulation, comme près des ascenseurs, et dans la salle de l’Assemblée législative.
Consignes d’éloignement physique dans la salle à manger et ailleurs : Outre les protocoles de sécurité de l’industrie alimentaire, des mesures d’éloignement physique ont été prises. À la cafétéria, les tables sont éloignées les unes des autres, et des plaques de Plexiglas ont été installées aux caisses ainsi qu’aux points d’entrée dans l’édifice.
Port d’équipements de protection individuelle : Des équipements ont été fournis aux employés essentiels pouvant être exposés à autrui dans les édifices. Le port du masque est encouragé.
Application de nouveaux processus aux activités de l’Assemblée et des comités : L’Assemblée législative a mis en place de nouveaux processus opérationnels et des technologies afin que les comités de l’Assemblée tiennent des réunions virtuelles et que les participants puissent s’y joindre. Des initiatives sur l’éloignement physique (dont les procédures de vote révisées) ont été instaurées dans l’Assemblée.
Étape 2
Le Bureau de l’Assemblée a emprunté une approche prudente et progressive pour le retour graduel de tous les travailleurs de l’édifice et du complexe de l’Assemblée législative.
Voici d’autres mesures qui font partie de l’étape 2 :
Rencontres en personne non encouragées : Il est préférable de privilégier les conversations par téléphone et vidéoconférence et de limiter les contacts en personne.
Avis à l’intention des bureaux de circonscription : Les députés provinciaux ont reçu un document d’information sur les bonnes pratiques à respecter pour la réouverture de leur bureau de circonscription; on a rédigé le document en consultation avec le médecin hygiéniste en chef de l’Ontario.
Installation de barrières physiques : Des plaques de Plexiglas ont été installées ce qui empêche les visiteurs d’avoir un contact direct avec les employés.
Port du couvre-visage : D’après les recommandations du médecin hygiéniste en chef, le port du couvre-visage (masque non médical) est obligatoire dans le complexe de l’Assemblée législative quand les consignes d’éloignement physique ne peuvent être respectées.
Réunions en espace clos non encouragées : Il est préférable de tenir les réunions dans les salles de conférence ou dans de grands locaux. On diminue le nombre de chaises et les espace pour reconfigurer les salles et ainsi respecter des consignes d’éloignement physique.
Accompagnement des visiteurs : Les visiteurs sont accompagnés jusqu’aux bureaux afin de faciliter le suivi des contacts en cas de contamination à la COVID-19.
Application de protocoles aux fournisseurs externes : Les protocoles sont établis pour les fournisseurs de services de déchiquetage, de livraison d’eau et de nettoyage qui entrent dans le complexe de l’Assemblée législative.
Mise au point de protocoles pour des « bureaux propres » :
Exiger des employés de nettoyer, avec des lingettes ou un autre produit, leur surface de travail au début et à la fin de la journée.
Prendre l’habitude de conserver un bureau bien rangé en retirant tous les effets personnels et superflus pour faciliter le nettoyage.
Nettoyer les photocopieurs et imprimantes à utilisateurs multiples après chaque utilisation.
Nettoyer les salles de réunion et autres espaces partagés après chaque utilisation.
Reconfiguration des cuisines et des coins-repas selon les consignes d’éloignement physique :
Nettoyer les surfaces et appareils après chaque utilisation.
Retirer les plats et ustensiles à partager.
Placer les tables et les chaises et changer le nombre de places autorisées pour respecter les consignes d’éloignement physique.
Encourager les employés à manger à leur bureau si l’espace est insuffisant.
Étape 3
À l’étape 3, le Bureau de l’Assemblée législative s’emploiera à assurer le retour de tous les employés et la reprise de tous les services dans le complexe de l’Assemblée législative. La santé publique et la sécurité au travail demeurant les principales priorités, le Bureau devra trouver un équilibre entre ces priorités et les besoins de l’Assemblée et des comités.
L’allègement des consignes provinciales de santé publique se passant très bien, l’Assemblée s’interroge sur les moyens de réaliser en toute sécurité ce qui suit :
Réouverture : Ouvrir au public tout le complexe de l’Assemblée législative.
Allègement des restrictions : Adoucir les restrictions sur les rassemblements comme les réceptions, les journées du lobbying, les manifestations et la présence de visiteurs dans la tribune de l’Assemblée.
Prolongation des mesures de protection : Continuer de protéger les populations vulnérables et de respecter les consignes d’éloignement physique, de nettoyage des mains et d’hygiène respiratoire, en plus de poursuivre les plans d’atténuation visant à limiter les risques pour la santé.
Reconnaissance des inquiétudes : L’Assemblée doit continuer de prendre acte des inquiétudes des députés, de leurs employés et des visiteurs, ainsi que de diffuser des communications et des messages cohérents.
Conclusion
Nous vivons des circonstances exceptionnelles. Les organisations font tout pour faire preuve de résilience et gérer leurs activités (à distance, dans la mesure du possible) durant la pandémie. Elles travaillent aussi à la reprise, sur place, des activités et des services courants.
Les employés du Bureau de l’Assemblée législative ont relevé, et même surpassé le défi de mettre en place des méthodes novatrices pour offrir les services de l’Assemblée dans des circonstances inédites. Il nous faut saluer leurs efforts et les remercier.
Notes
1 Au départ, les « employés essentiels » se composaient des employés affectés à la sécurité, au nettoyage, à la réception et à l’expédition de marchandises, et quelques employés d’autres secteurs administratifs en visite (les Services de la procédure, l’équipe responsable du Journal des Débats ainsi que les Services de la télédiffusion et d’enregistrement).