« Autres fonctions au besoin » : Planification de conférences et accueil dans une petite administration
Le service parlementaire offre un soutien et des conseils aux représentants élus et nommés dans leur milieu de travail afin qu’ils puissent jouer leur rôle dans nos démocraties parlementaires. Dans les petites assemblées législatives, ce mandat est souvent exécuté avec une fraction du personnel que l’on trouve dans les grandes administrations. Pourtant, les parlementaires des petites administrations ont les mêmes devoirs et responsabilités que leurs homologues des grandes administrations, et ces fonctionnaires méritent le même soutien et les mêmes conseils. Dans cet article, l’auteure présente le point de vue de l’Île-du-Prince-Édouard (Î.-P.-É.) sur le service parlementaire, en mettant l’accent sur les opérations de planification de conférences et d’accueil. Plus précisément, elle explique comment le territoire a facilité la 58e Conférence annuelle régionale canadienne de l’Association parlementaire du Commonwealth, qui a eu lieu du 16 au 22 juillet 2022, l’une des premières conférences parlementaires en personne tenues au Canada après la pandémie de COVID-19.
Emily Doiron
Histoire de la démocratie à l’Île-du-Prince-Édouard
En 2023, l’Île-du-Prince-Édouard a célébré le 250e anniversaire de la première réunion de sa première assemblée générale élue. Lorsque la première Chambre d’assemblée élue s’est réunie le 7 juillet 1773, l’Île-du-Prince-Édouard était une colonie nord-américaine britannique appelée St. John’s Island. La colonie avait une législature bicamérale, avec une Assemblée législative élue et un Conseil législatif nommé. Les premières séances de l’Assemblée ont eu lieu dans des résidences privées et des tavernes de la capitale, Charlottetown. Ce ne serait qu’en 1847 que l’Assemblée législative aurait son siège permanent à Province House. Ces premières sessions étaient souvent sporadiques, mais il convient de souligner que la première Assemblée législative a adopté 13 lois.
En 1893, l’Assemblée législative et le Conseil législatif (qui sont devenus une chambre élue en 1862) fusionnent pour former l’Assemblée législative de 30 membres. De 1893 à 1996, l’Île-du-Prince-Édouard a un système électoral à deux députés; dans ce système unique, deux parlementaires, un « membre de l’Assemblée législative » et un « conseiller », ont été élus dans chacune des 15 circonscriptions électorales. Au début, il y avait cinq districts (ou circonscriptions) dans chacun des trois comtés provinciaux (King, Queen et Prince). En 1966, la croissance de la population a nécessité la création d’une sixième circonscription dans le comté de Queen’s, et le nombre de sièges de l’Assemblée a atteint un sommet historique de 32 députés. Depuis 1996, la province utilise un système uninominal majoritaire à un tour de 27 députés. Il s’agit du plus petit parlement provincial du pays.
Alors que nous célébrons 250 ans de démocratie dans la province, il est important de noter que la Chambre n’était certainement pas représentative de son peuple au moment de sa création – seuls les hommes protestants pouvaient voter ou occuper des fonctions. En 1830, une loi a été adoptée pour permettre aux hommes catholiques de voter et d’exercer leurs fonctions. Il y a seulement 100 ans, en 1923, les femmes votaient pour la première fois dans une élection provinciale1.
Service parlementaire
Il est intéressant de spéculer sur ce que les services parlementaires auraient pu représenter dans les années 1700 à l’Île-du-Prince-Édouard. À la lecture des anciens journaux, il est clair que les rôles du greffier et du sergent d’armes sont présents partout. Même un service comme une bibliothèque est mentionné dès le début. D’autres services offerts aujourd’hui, comme la radiodiffusion, les communications et les médias sociaux, ont clairement évolué parallèlement à la technologie et à l’évolution du rôle et des attentes du public à l’égard des élus.
À l’heure actuelle, l’Assemblée législative de l’Île-du-Prince-Édouard compte ٢٠ postes permanents. Ce nombre ne comprend pas le personnel des bureaux de caucus, le personnel temporaire et occasionnel employé pour un soutien supplémentaire pendant les séances de la Chambre (habituellement le personnel de sécurité et le personnel des journaux de débats) ou les titulaires de charges publiques et leurs bureaux (qui jouent un rôle essentiel pour aider les représentants élus à s’acquitter de leurs fonctions). Les 20 employés permanents comprennent le greffier, le sous-greffier, le sergent d’armes et les divisions des services de radiodiffusion, du soutien aux comités, des communications, des services de garde, des finances, des journaux de débats, du conseiller parlementaire, des services de recherche et de bibliothèque et de la sécurité. Bien que tous les employés aient leur propre domaine de travail et leur expertise, afin d’assurer la continuité des services pour appuyer le travail de la Chambre et des comités, de nombreux employés reçoivent une formation polyvalente pour diverses tâches. Par exemple, l’agent des finances est également formé aux services de radiodiffusion et les greffiers des comités s’occupent des projets de recherche lorsque le temps le permet. Dans les petites administrations, la variété est le mot d’ordre; elle crée un milieu de travail stimulant.
L’Assemblée législative de l’Île-du-Prince-Édouard n’a pas de direction des services interparlementaires et/ou protocolaires. Bien que l’Île-du-Prince-Édouard accueille à son tour des conférences nationales comme la Conférence annuelle régionale canadienne de l’Association parlementaire du Commonwealth, l’Assemblée législative ne participe pas au même nombre d’occasions de jumelage parlementaire, interparlementaire ou bi-associations latérales ou n’accueille pas des délégations internationales comme le font les grandes administrations. L’Île-du-Prince-Édouard entretient toujours des relations de jumelage parlementaire avec les îles Turks et Caicos et le Territoire de la capitale de l’Australie; les deux territoires ont des parlements de taille semblable.
Les conférences offrent des possibilités de perfectionnement professionnel
Les conférences sont importantes pour le perfectionnement professionnel de tous les élus, et en particulier des membres des petites administrations. Ces rencontres sont l’occasion :
de rencontrer des représentants élus d’autres administrations;
d’apprendre des difficultés des autres et d’appliquer les pratiques exemplaires dans leur administration d’origine;
de voir d’autres points de vue sur le rôle des élus et d’acquérir une nouvelle perspective.
Bien que l’Assemblée ne dispose pas actuellement d’une direction des services interparlementaires ou protocolaires, cela ne signifie pas que l’Île-du-Prince-Édouard ne sait pas comment accueillir les visiteurs, surtout si l’on tient compte de la façon dont l’industrie touristique unique de la province souligne son engagement à l’égard de l’accueil.
L’Île-du-Prince-Édouard en tant que destination touristique : dévouement à l’accueil
Lorsque c’est au tour de l’Île-du-Prince-Édouard d’accueillir des conférences parlementaires, notre Assemblée saisit l’occasion de montrer l’île. Bien que toutes les provinces et tous les territoires aient de nombreuses destinations touristiques merveilleuses, l’ensemble de l’Île-du-Prince-Édouard est une destination touristique saisonnière. D’un bout à l’autre de l’île, dans les petits villages et les grandes communautés, il y a des entreprises saisonnières qui dépendent d’un secteur touristique florissant.
L’histoire de l’Île-du-Prince-Édouard en tant que destination touristique remonte aux années 1800, mais c’est en 1923 que « La Prince Edward Island Tourist and Publicity Association [a été] créée pour attirer des touristes de bonne foi et des gens des Maritimes qui vivaient aux États-Unis et qui revenaient pour des visites familiales et des vacances2. » Cette association pourrait être considérée comme le début de la professionnalisation de l’industrie touristique dans la province.
Au cours des décennies suivantes, des changements intéressants se sont produits en raison de l’augmentation du tourisme. En 1924, les touristes qui se rendaient en voiture ont encouragé le passage à la conduite du côté droit de la route3. En 1939, les négociations entre la province et le gouvernement fédéral ont abouti à la création d’un parc national le long de la rive nord de l’île (qui était déjà un endroit populaire en raison des célèbres romans Anne et la maison aux pignons verts)4. Dans l’après-guerre mondiale, le tourisme est devenu une industrie prospère, et les fonds publics ont servi à soutenir l’industrie au moyen de subventions5. L’appui du gouvernement a été officialisé par la création du Bureau du tourisme et de l’information, qui faisait partie du ministère de l’Industrie et des Ressources naturelles en 19606. En 1970, « le budget du ministère du Tourisme a atteint 1 million de dollars pour la première fois, ce qui représente près de 20 millions de dollars en recettes touristiques estimées7 ».
Au cours des 50 dernières années, l’industrie touristique a connu de nombreuses avancées, mais il convient de souligner que, lorsque le pont de la Confédération a ouvert ses portes le 31 mai 1997, il a permis d’établir un lien physique entre la province de l’Île-du-Prince-Édouard et la partie continentale du Canada, ce qui a facilité encore plus de visites en voiture.
En 2019, on estime à 1,6 million le nombre de visiteurs, soit plus d’un million de séjours d’une nuit ou plus pour la deuxième fois, et l’augmentation de la circulation dans les aéroports, les ponts et les navires de croisière8. Le rapport annuel 2019-2020 sur le tourisme de l’Île-du-Prince-Édouard (disponible sur le site Web de l’Assemblée législative), indique que « l’industrie touristique de cette année-là employait plus de ٨ ٥٠٠ équivalents temps plein et représentait environ ٦ ٪ de notre produit intérieur brut (PIB) provincial9 ». Comme on peut le lire dans le rapport annuel, « l’Île-du-Prince-Édouard est bien connue comme une destination touristique et inspire une fierté particulière à tous les insulaires10. »
En l’espace d’un an, l’industrie touristique de l’Île-du-Prince-Édouard est passée d’un sommet à un creux. En mars 2020, la COVID-19 a été déclarée comme une pandémie mondiale. Cette déclaration et les restrictions de voyage imposées pour ralentir la propagation de la maladie ont eu un effet dévastateur sur l’industrie touristique à l’échelle de la province. Le Tableau de bord du volume et de la valeur des visiteurs de Tourism PEI indique une baisse de 51,3 % des recettes touristiques estimées de 2019 à 2020 et une baisse de 67,4 % du nombre de visiteurs11. Entre 2020 et 2021, de nombreuses exigences en matière d’isolement pour les voyageurs ont rendu plus difficile la visite de la province. Cependant, de nombreuses initiatives créatives ont été mises en place pour protéger les insulaires tout en encourageant le tourisme, y compris la « bulle de l’Atlantique ». En 2022, le nombre de visiteurs et les recettes touristiques étaient revenus au niveau de 2019. Cette croissance est probablement attribuable au retrait des exigences d’isolement liées aux déplacements; toutefois, les exigences d’isolement sont demeurées en place au cours de l’été 2022 pour les cas diagnostiqués de COVID-19.
Approche d’équipe – « autres tâches au besoin »
Lorsque l’Assemblée législative de l’Île-du-Prince-Édouard organise des conférences parlementaires, un rôle de chef d’équipe est délégué à un membre du personnel pour assurer la continuité de la planification et des opérations. Ce chef d’équipe est appuyé par un comité d’employés pour veiller à ce que tous les aspects de la planification du congrès soient couverts, y compris les services d’hébergement et d’accueil (repas servis et repas hors site), la programmation des séances administrative, le transport, les activités sociales et culturelles, la programmation pour les invités, les services de traduction et d’interprétation, les finances (budget et revenus) et de nombreux autres petits détails nécessaires à la réussite d’une conférence. À l’Île-du-Prince-Édouard, nous adoptons une approche d’équipe. Nous avons des greffiers de comité qui planifient le programme des invités, des agents de recherche qui s’occupent des services de transport, des agents administratifs qui s’occupent des inscriptions, et ainsi de suite.
Planification de la Conférence régionale canadienne de l’Association parlementaire du Commonwealth
L’Assemblée législative de l’Île-du-Prince-Édouard a été ravie d’accueillir la 58e Conférence régionale canadienne de l’Association parlementaire du Commonwealth (et la Conférence des femmes parlementaires du Commonwealth) du 16 au 22 juillet 2022. En tant que l’une des premières conférences en personne pour les parlementaires canadiens après la pandémie de COVID-19, nous avons fait face à des défis uniques, mais avons aussi connu de nombreuses réussites.
À l’Île-du-Prince-Édouard, la planification des conférences commence le plus tôt possible, surtout pendant les mois d’été, lorsque l’industrie touristique est en plein essor et qu’il y a une myriade d’autres événements et conférences qui font appel à un nombre limité de lieux d’hébergement.
Dès 2019, l’équipe de l’Assemblée législative de l’Île-du-Prince-Édouard se préparait à son tour à accueillir la Conférence régionale canadienne 2021 de l’Association parlementaire du Commonwealth. La pandémie a fondamentalement changé le tourisme et les voyages au Canada et ailleurs dans le monde. La Conférence régionale canadienne a été annulée au Canada en 2020 et 2021.
Contexte de la pandémie de COVID-19 – le point de vue de l’Île-du-Prince-Édouard
Lorsque la COVID-19 est apparue, les déplacements partout dans le monde et au pays ont été pratiquement interrompus. Diverses mesures ont été mises en place pour arrêter, ou du moins ralentir, la propagation de la maladie. Au début de la pandémie, l’Île-du-Prince-Édouard a mis en œuvre des exigences strictes en matière d’isolement pour tous ceux qui reviennent d’un voyage international ou interprovincial.
À l’été 2020, la « bulle de l’Atlantique » a été créée. Cette entente entre les gouvernements des quatre provinces de l’Atlantique a permis aux résidents de se déplacer d’une administration à l’autre sans obligation d’isolement. À l’été 2021, certaines mesures d’isolement étaient toujours en place pour les voyageurs qui visitaient l’île. Il y a eu une augmentation du nombre de visiteurs et des recettes touristiques en 2021, mais les niveaux étaient encore beaucoup moins élevés que ceux d’avant la pandémie12.
Après deux ans de cas limités, les infections à la COVID-19 ont explosé à l’Île-du-Prince-Édouard en 2022. En 2020, il y a eu un total de 96 cas diagnostiqués, 0 hospitalisation et 0 décès déclarés, et en 2021, il y a eu un total de 1 413 cas diagnostiqués, 5 hospitalisations et 0 décès déclarés. En 2022, 54 173 cas ont été diagnostiqués, 355 hospitalisations et 81 décès ont été signalés13. Le variant Omicron (B.1.1.529) est à l’origine de cette hausse des infections. Bien que les cas aient atteint un sommet à la fin de février, il y a eu de plus petits sommets à la fin de mars, à la mi-juillet (à peu près au moment de la conférence) et à la fin d’octobre14.
Au moment de la 58e Conférence régionale canadienne de l’Association parlementaire du Commonwealth, les exigences d’isolement pour les cas positifs de COVID-19 diagnostiqués étaient maintenues à 7 jours. En septembre 2022, l’exigence a été réduite à cinq jours15, et le 1er décembre 2022, l’Île-du-Prince-Édouard est devenue la dernière province au Canada à éliminer toutes les exigences restantes en matière d’isolement16.
Défis
Transport aérien à l’été 2022
À mesure que l’été 2022 progressait, le transport aérien a connu des difficultés partout au Canada en raison de la demande accrue. En effet, le fait que des conférences puissent maintenant avoir lieu indique que de nombreux Canadiens se sentaient prêts à voyager de nouveau en toute sécurité après deux ans de possibilités de voyage limitées.
Lors d’une réunion du Comité permanent des transports, de l’infrastructure et des collectivités de la Chambre des communes, le 19 août 2022, le ministre des Transports, Omar Alghabra, a déclaré ce qui suit : « Je le répète, au cœur du problème se trouve la flambée de la demande qui a éclaté à la fin de la période de deux ans de réduction des activités commerciales et de mises à pied que l’industrie vient de traverser. Il y a un déséquilibre entre le désir qu’ont les gens de voyager et la capacité et la main-d’œuvre disponibles pour les servir. Il est évident que sur la scène internationale, les partenaires doivent mieux coordonner leurs services, mais comme vous l’avez dit, ces perturbations ont des répercussions partout dans le monde. Ce secteur fortement intégré dépend d’un modèle de prestation de services opportuns, donc la plus petite perturbation a des ramifications dans le monde entier17. »
Les répercussions des perturbations du modèle de livraison juste à temps ont été décrites dans un article de CBC Business News daté du 21 août 2022 : « Mais le Canada a attiré l’attention de la communauté internationale cet été en se classant en tête de liste pour les retards de vol. Selon FlightAware, de mai à juillet, l’aéroport Pearson a enregistré le taux de retards le plus élevé parmi les 100 aéroports les plus achalandés au monde, et l’aéroport Pierre-Elliot Trudeau de Montréal a suivi de près18. »
Bien que les retards et les annulations de vols aient causé des inquiétudes au personnel d’organisation de la conférence, les délégués et les invités sont arrivés à Charlottetown, à l’Île-du-Prince-Édouard, avec un minimum de retard.
Cas de COVID-19 pour l’équipe de l’Île-du-Prince-Édouard
L’organisation de conférences est une expérience intense pour le personnel de toutes les administrations, mais, lorsque de petites administrations accueillent des conférences, il est littéralement nécessaire de faire appel à tous les intervenants pour répondre à toutes les exigences. L’approche d’équipe de l’Île-du-Prince-Édouard signifie que le personnel se voit déléguer des responsabilités particulières, mais qu’il sait que ses collègues sont prêts à aider au besoin.
Assurer un espace sécuritaire et exempt de COVID-19 pour la durée de la conférence était la principale préoccupation. Malheureusement, trois membres de l’équipe de l’Assemblée législative ont reçu un diagnostic de COVID-19 au cours de la semaine de la conférence. Ils ont tous passé les sept jours obligatoires en isolement après leur diagnostic. Heureusement, même s’il peut être difficile d’avoir une petite équipe, cela signifie que le personnel est déjà très habitué à une participation financière et à faire tout ce qu’il faut pour organiser des événements réussis. L’expression « autres tâches selon les besoins » semble vraie dans les petites administrations. L’Île-du-Prince-Édouard est fière d’offrir des programmes de conférence comparables à ceux des grandes administrations canadiennes.
Réussites
Retour à une « nouvelle normalité »
La 58e Conférence régionale canadienne a été la première grande conférence parlementaire en personne au pays après le début de la pandémie. Tout en gardant à l’esprit cette maladie, qui a eu des répercussions incommensurables sur le monde entier, la conférence a marqué un retour à une « nouvelle normalité ». Se réunir de nouveau avec des collègues et des amis pour discuter des intérêts communs des communautés parlementaires semblait merveilleux. Se retrouver dans une pièce avec autant de personnes était une première pour beaucoup après deux ans, lorsque les grands rassemblements étaient interdits ou l’accès était réduit au minimum. Les participants étaient de bonne humeur et se réunissaient de nouveau en personne.
Aucun diagnostic connu de COVID-19 n’a été relevé chez les délégués à la conférence
Bien que plusieurs employés de l’Île-du-Prince-Édouard aient communiqué avec des personnes-ressources à l’extérieur de la conférence et qu’ils n’aient pas pu y assister, aucun diagnostic de COVID-١٩ n’a été établi chez les délégués ou les invités de la conférence pendant ou immédiatement après la conférence.
Une fière équipe de l’Île-du-Prince-Édouard organise une conférence bien accueillie
Le personnel de l’Assemblée législative était très enthousiaste à l’idée d’accueillir la première conférence en personne après la pandémie. Les équipes ont bien collaboré, surmontant les obstacles et obtenant d’excellents résultats pour les participants à la conférence. Chaque membre du personnel de l’Assemblée législative a joué un rôle dans le succès de cet événement et nous étions fiers de pouvoir montrer l’île où nous vivons et d’accueillir des centaines de délégués et d’invités pour la première fois depuis de nombreuses années.
Conclusion
Toutes les administrations ont leur propre approche en matière de planification et d’organisation de conférences. L’Île-du-Prince-Édouard, en tant que petite administration, fait face à un ensemble unique de défis lorsqu’elle organise des conférences de grande envergure. Cependant, cette petitesse est peut-être sa qualité la plus spéciale; comme Stuart MacLean, animateur du Vinyl Café à la radio de la CBC, se plaît à dire : « Nous ne sommes peut-être pas grands, mais nous sommes petits. » Dans le cadre de son vaste service parlementaire professionnel, l’Île-du-Prince-Édouard continuera de miser sur sa réputation d’accueil chaleureux. Nous avons hâte à la prochaine fois que nous pourrons vous accueillir dans « l’île ».
Notes
1 Le site Web de l’Assemblée législative contient des renseignements supplémentaires sur l’histoire de l’Assemblée législative et son 250e anniversaire de la démocratie, https://www.assembly.pe.ca/index.php/about/250th-anniversary-of-democracy-in-prince-edward-island.
2 Ed MacDonald, If You’re Stronghearted: Prince Edward Island in the Twentieth Century, Musée et la Fondation du patrimoine de l’Île-du-Prince-Édouard, Charlottetown, 2000, p. 119.
3 Ibid., p. 119.
4 Ibid., p. 181-182.
5 Ibid., p. 273.
6 Ibid., p. 275-276.
7 Ibid., p. 276.
8 Rapport annuel 2019-2020 sur le tourisme de l’Île-du-Prince-Édouard, p. 4. URL : https://www.princeedwardisland.ca/sites/default/files/publications/tourismpei_ar_web_2019-2020.pdf.
9 Ibid.
10 Ibid.
11 Voir : Tourisme de l’Île-du-Prince-Édouard – Tableau de bord du volume et de la valeur des visiteurs.
12 Tourisme de l’Île-du-Prince-Édouard – Tableau de bord du volume et de la valeur des visiteurs
15 https://www.cbc.ca/news/canada/prince-edward-island/pei-covid-isolation-five-days-1.6576191.
16 https://www.cbc.ca/news/canada/prince-edward-island/covid-isolation-ending-dec-1-1.6669925.
17 https://www.noscommunes.ca/DocumentViewer/fr/44-1/TRAN/reunion-27/temoignages.
18 https://www.cbc.ca/news/business/delays-airport-government-1.6557310.