Établir des liens et échanger des pratiques exemplaires : Table ronde avec des représentants d’organismes de services parlementaires

Les parlements ne fonctionnent pas en vase clos. Les parlementaires sont très conscients des débats qui ont lieu entre leurs collègues au pays et à l’étranger. Les lois adoptées dans une administration sont souvent étudiées et consultées lorsqu’une autre législature se penche sur une question semblable. De plus, chaque année, les parlementaires assistent à des réunions et à des conférences, comme les réunions de l’Association parlementaire du Commonwealth, pour rencontrer leurs homologues, discuter de leurs rôles et de leurs systèmes de gouvernance et créer d’importants réseaux d’échange d’information. De nombreux employés du service parlementaire ont créé leur propre organisation pour des raisons semblables. Dans le cadre de cette table ronde, la Revue parlementaire canadienne a invité des représentants de certains de ces groupes à discuter du travail de leurs membres et des avantages qu’ils tirent de leur participation à des groupes qui facilitent le réseautage et l’échange d’information.

Participants : Gerry Burla, Andrew Henry, Deanna Wilson et Bruce C. Young

Revue parlementaire canadienne : Pourriez-vous nous dire quand et pourquoi votre organisation du service parlementaire a été créée?

Bruce C. Young : À la Chambre des communes du Canada, nous rédigeons les transcriptions de la Société canadienne des journaux de débats depuis ١٨٨٥. À l’époque, le Parlement avait décidé de confier ce service à un ministère interne. Les députés n’étaient pas satisfaits de ce que les médias transcrivaient et publiaient.

Cependant, pour ce qui est d’une association avec d’autres parlements qui produisent des journaux de débats au Canada, nous avons depuis environ 48 ans un groupe qui comprend les 10 provinces, les trois territoires et, à l’échelle fédérale, la Chambre des communes, le Sénat et le Bureau de la traduction.

Gerry Burla : D’abord, les bibliothèques spécialisées ont tendance à être peu nombreuses, et, en ce qui concerne les bibliothèques de l’Assemblée législative, il n’y en a que 13 dans l’ensemble du pays. L’Association des bibliothèques parlementaires du Canada (ABPC) a été créée en 1975 afin que nous puissions nous soutenir les uns les autres en tant que groupe de pairs, que nous puissions échanger des ressources, de l’information et des pratiques exemplaires, et essentiellement réduire le sentiment d’isolement.

Les directeurs de bibliothèque, ou les bibliothécaires en chef, se rencontrent en personne pour échanger des idées et observer les espaces de travail des uns et des autres chaque année. En 2022, la réunion a eu lieu à l’Assemblée nationale à Québec. Ottawa en est l’hôte cette année. En 2024, les bibliothécaires des services législatifs visiteront Yellowknife. Au fil des ans, de plus en plus de membres du personnel de la bibliothèque ont été invités à assister à la conférence, qui est devenue une mini-conférence.

Nous faisons également partie de la Section des bibliothèques et des services de recherche des parlements de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et d’institutions. Le plus souvent, ce sont les bibliothèques nationales qui se réunissent, mais pas toujours. Ce groupe discute de sujets de recherche, de communication publique et d’éducation qui ont tendance à être de nature universelle.

Deanna Wilson : Je suis la directrice générale de l’Association canadienne de l’Administration parlementaire (ACAP). Nous représentons les ressources humaines, les finances, le soutien informatique et d’autres membres du personnel administratif en coulisse pour les assemblées législatives. L’ACAP a été fondée en 2001 et, comme Gerry vient de le dire, nous tentions d’établir un lien pour nous débarrasser de ce sentiment d’isolement, d’être les seuls à traiter d’un problème. Le travail dans nos environnements est très différent de celui de la plupart des ministères des RH, de la technologie de l’information (TI) et des Finances. Il s’agissait donc d’échanger des données et des idées sur les questions de compétence et de faciliter la communication entre les membres et le perfectionnement professionnel des membres également.

Andrew Henry : Je suis gestionnaire des services de radiodiffusion à l’Assemblée législative de la Colombie-Britannique. Pour ce qui est de la partie des journaux de débats qui porte précisément sur la radiodiffusion, nous devons remonter à 1991, environ, lorsque l’initiative a été lancée dans le but de commencer à produire un enregistrement vidéo permanent des séances de l’Assemblée.

Nous sommes membres d’une association quelque peu informelle appelée la Legislative Broadcasters and Recorders Association (LBRA). Comme Deanna l’a mentionné, il s’agissait d’une occasion de rencontrer des professionnels aux vues similaires pour discuter de choses qui se rapportent à ce que nous vivons tous.

En fait, tout a commencé à la suggestion d’un fournisseur qui traitait avec nous tous individuellement. Ils nous ont dit que nous souhaitions peut-être discuter avec certains de nos pairs et communiquer de l’information. Cette organisation peu structurée a continué jusqu’à la fin de la pandémie, lorsque les choses se sont un peu ralenties. On suggère de regrouper les membres de la LBRA au sein de l’ACAP, alors ce sera ma première année de participation à l’ACAP à titre de radiodiffuseur législatif, ce qui sera intéressant.

Revue parlementaire canadienne : Y a-t-il beaucoup de différences en ce qui concerne l’expérience des membres de vos associations qui travaillent dans les différentes enceintes parlementaires? Par exemple, y a-t-il des différences importantes en ce qui concerne le travail dans les grandes ou les petites administrations, ou en ce qui a trait au nombre de travailleurs contractuels par rapport au nombre de travailleurs permanents?

Bruce C. Young : Nous avons constaté que les étapes que tout le monde suit sont, certainement à un niveau élevé, très semblables, voire identiques. Cependant, la façon dont nous faisons chacune de ces étapes a tendance à être très différente. Et cela nous ramène à votre question sur la dotation, plus précisément sur les postes à temps partiel par rapport aux postes à temps plein et sur l’accessibilité au personnel nécessaire. De façon générale, les étapes sont les mêmes.

Gerry Burla : Toutes les bibliothèques fournissent des renseignements équilibrés et non partisans à chacun de nos clients, peu importe leur allégeance politique. La façon de le faire varie. Cela ne variera pas seulement en fonction de la bibliothèque, mais aussi en fonction des ressources. Chaque bibliothèque a ses propres abonnements et ses propres ressources derrière le bureau. Il y a aussi des tâches supplémentaires qui sont parfois attribuées au personnel de la bibliothèque. Elles diffèrent d’un bout à l’autre du pays. Certains bibliothécaires des services législatifs sont responsables de l’édition et d’autres s’occupent du développement de sites Web.

Deanna Wilson : De la même façon, nous constatons que la fonction de base demeurera la même dans toutes les administrations; les différences que nous constatons, bien sûr, se situent au sein des administrations plus importantes. Elles ont des postes beaucoup plus spécialisés. Dans certaines administrations, il peut y avoir un directeur des RH qui s’occupe de tout. Dans d’autres administrations, il y aura un directeur des Services de gestion des talents, un directeur des Relations avec les employés, entre autres. Certaines administrations ont énormément de personnel; la Chambre des communes, par exemple. Alors que pour d’autres administrations, comme Terre-Neuve-et-Labrador, il y a une personne qui joue essentiellement tous ces rôles.

Le fait de nous réunir en groupe est une bonne occasion pour nous d’apprendre des grandes administrations, parce qu’elles ont souvent une longueur d’avance en ce qui concerne les idées nouvelles et novatrices et les façons de gérer les choses. Un jour ou l’autre, les petites administrations seront en mesure de rattraper ce retard.

Andrew Henry : Je vais suivre le thème commun. Il y a des similitudes dans le produit final, mais la structure de notre rôle au sein de l’organisation ou des organisations distinctes est différente d’une assemblée à l’autre. Cela a une incidence sur les rôles et les responsabilités dans une certaine mesure et sur les services que nous offrons. Certaines petites assemblées législatives ont, ou du moins avaient, des équipes beaucoup plus petites pour la radiodiffusion et la diffusion en continu que ce que vous auriez à Ottawa, à Edmonton ou à Victoria. Dans notre cas, nous avons beaucoup de liens avec les journaux de débats du côté de l’impression et de la transcription. Il y a beaucoup de synergie entre nous qui travaillons et nous échangeons de l’information, et dans les rôles que nous jouons. Cette situation peut être différente de celle que connaissent d’autres assemblées législatives.

Revue parlementaire canadienne : Trouvez-vous qu’il y a beaucoup de mouvement entre les provinces en ce qui concerne les employés?

Bruce C. Young : Je peux dire, de notre point de vue, que cela s’est produit à quelques reprises. Ce mouvement a tendance à être de nature plus permanente plutôt qu’un aller-retour – vous savez, faire du travail pour une législature, puis faire du travail pour une autre législature, puis revenir à la première. Du moins, c’est le cas d’après ce que j’ai vu jusqu’à présent. De plus, il y a habituellement une exigence d’emplacement la plupart du temps. C’est bien beau de dire que nous avons du travail, mais il faut aussi être ici pour le faire. De toute évidence, cela ne fonctionne pas pour tout le monde, ce qui est logique.

Gerry Burla : Je ne me souviens pas d’un cas où, par exemple, le bibliothécaire des services législatifs de Queen’s Park a été échangé à Victoria. Toutefois, il y a un certain mouvement dans le secteur des bibliothèques. D’après ma brève expérience, et je suis dans la salle depuis six ans, les postes sont à long terme. Les bibliothécaires des services législatifs sont en fonction pendant des décennies.

Deanna Wilson : Je n’ai pas eu connaissance de mouvement au sein des parlements. Nous communiquons certainement des offres d’emploi lorsqu’il y a des postes vacants au sein de notre assemblée. Nous les distribuons au moyen de notre serveur de liste de diffusion, mais je ne suis au courant d’aucun mouvement à cet égard.

Andrew Henry : Dans notre cas, je dirais que c’est l’exception plutôt que la règle. Plus précisément, au sein de l’unité de radiodiffusion, ce n’est pas très courant.

Revue parlementaire canadienne : Selon vous, quel est probablement l’enjeu le plus important, actuel ou émergent au sein de votre profession ou de votre groupe? Lorsque vous vous êtes réunis au cours des deux dernières années, y a-t-il eu un sujet brûlant aux fins de discussion?

Bruce C. Young : Cette question est probablement la plus facile à répondre pour moi. C’est une réponse qui est la plus uniforme, je crois, de la part de l’Association des éditeurs des débats, des associations canadienne et britannique. Il y a deux choses. L’une est la technologie de reconnaissance vocale et l’autre est la dotation. La dotation est un problème qui existe depuis longtemps pour les gens. Il s’agit de la nature saisonnière ou sporadique des horaires de séance des différentes législatures et du fait de trouver des gens qualifiés qui sont disponibles pour travailler une partie de l’année. Les logiciels de reconnaissance vocale sont dans le paysage depuis des années, mais au cours des deux dernières années, ils ont connu une croissance spectaculaire et sont maintenant une option viable que plusieurs assemblées législatives utilisent. Nous cherchons tous la meilleure façon d’intégrer ce logiciel à nos propres processus.

Gerry Burla : Les technologies émergentes sont importantes pour nous. Souvent, les petites bibliothèques législatives dépendent davantage de ces nouvelles technologies parce qu’il y a moins de personnel et que les appareils doivent travailler plus fort. Les bibliothèques sont en train de disparaître depuis le début de ma carrière, vous savez? Cependant, nous sommes encore là. L’intelligence artificielle serait la prochaine menace. Remplacera-t-elle les bibliothécaires des services législatifs de référence? Non. Je veux dire que l’interface s’améliore, c’est certain, mais les résultats sont encore douteux. Vous savez, « on ne fait pas de bon pain avec du mauvais levain ». Il faut encore cette interaction humaine pour filtrer ce qui est produit. S’agira-t-il d’un outil utilisé dans les bibliothèques? Absolument. Nous l’avons utilisé ici. La façon dont les gens effectueront des recherches à l’avenir changera et nos métadonnées seront certainement améliorées, en particulier avec des méthodologies pour intégrer les langues autochtones et les scripts autochtones. Nos logiciels ne peuvent pas tous prendre en charge certains des caractères de ces scripts. À l’heure actuelle, c’est un de nos défis.

Deanna Wilson : Du côté des RH, je crois que le travail à distance est toujours un problème actuel, surtout en raison de la transition pendant la pandémie vers de nombreux endroits offrant le travail à distance. Nous en découvrons encore les répercussions. Les attentes des employeurs et des employés seront très différentes à l’avenir. Du point de vue de la TI, il s’agit du processus continu de passage à la technologie infonuagique et de s’assurer que l’information est protégée. Pour les finances, on met l’accent sur la fonction de contrôleur, la protection de la confiance du public et la transparence quant à l’utilisation des fonds. Je pense que c’est un problème actuel et continu, pas nécessairement un problème émergent. Ce problème existe depuis un certain temps.

Andrew Henry : La technologie, bien sûr, est toujours à l’avant-garde de ce que nous faisons, et il y a des défis inhérents aux progrès rapides de la technologie. Bon nombre d’entre nous sont encore aux prises avec des problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement et ont investi dans certaines infrastructures qui peuvent présenter des défis lorsque nous essayons de les élargir pour répondre aux besoins de nos assemblées. Il est difficile de maintenir une plateforme virtuelle dans les activités de l’assemblée à de nombreux niveaux.

Revue parlementaire canadienne : Pensez-vous que les parlementaires comprennent bien les services que vous offrez? Y a-t-il beaucoup de travail en coulisse dont ils ne sont pas au courant? Ou, une fois qu’ils sont dans l’environnement depuis un certain temps, pensez-vous qu’ils comprennent bien le travail que vous faites pour appuyer leur travail?

Bruce C. Young : Je peux formuler des commentaires seulement sur ce que je crois que les députés fédéraux comprennent des journaux de débats. Certains comprennent très bien ce qui se passe en coulisses, d’autres pas. Je dirais que le deuxième groupe est beaucoup plus important que le premier, mais c’est tout à fait logique. Ce que je veux dire, c’est qu’ils ont tellement de pain sur la planche que les nuances de la façon dont nous modifions leur texte vont être perdues sur eux, ou tout simplement ne jamais se retrouver dans la liste des priorités.

Gerry Burla : Les bibliothèques sont un mystère pour la plupart des gens, pas seulement pour les parlementaires. Je sais que nos membres de l’Assemblée législative et notre personnel sont très reconnaissants du travail que nous faisons, mais je conviens qu’il est peu probable qu’ils connaissent entièrement le contexte des tâches que nous accomplissons. Vous savez, la fée des métadonnées ne vient pas au milieu de la nuit pour créer des cibles de découverte. (Rires) Quelqu’un doit entrer cette information.

Ce qui est étrange, c’est que les bibliothèques et les bibliothécaires des services législatifs ne s’y opposent pas; nous reconnaissons que nos produits sont notre propre succès. La magie semble se produire tout simplement. Les gens ne comprennent vraiment pas le nombre d’heures que le personnel consacre en coulisses à des tâches de recherche et de référence.

Les employés des bibliothèques ont tendance à ne pas usurper la gloire. C’est le genre de travail que nous sommes appelés à faire. Et vous savez, la plupart d’entre nous trouvent le travail incroyablement gratifiant. Le fait de ne pas être reconnus ne nous nuit pas nécessairement. Vous savez, nous savons que nos efforts sont appréciés et, bien souvent, cela suffit.

Deanna Wilson : Je pense que les services de soutien que nous représentons font en sorte que le travail n’est pas entièrement compris par les membres. Il y a beaucoup de travail qui se fait en coulisse pour les opérations quotidiennes. Tant que tout va bien, les députés n’ont pas vraiment besoin de savoir ce que nous faisons. S’il y avait des problèmes, vous savez que les membres le sauraient, et je serais un peu inquiet, mais je sais qu’ils apprécient ce que nous faisons. Ils reconnaissent certainement les services de soutien chaque fois qu’ils organisent une activité de reconnaissance.

Andrew Henry : Nous sommes dans la même situation. Lorsque le personnel se déplace en comité et que les députés ont l’occasion de voir notre personnel au travail, il y a un niveau d’appréciation et de compréhension qui s’ajoute à ce qui se passe lorsque les députés sont à la Chambre. Cependant, si nous faisons bien notre travail et que tout s’enclenche, ils en sont reconnaissants et peuvent continuer à faire leur travail.

Revue parlementaire canadienne : Avez-vous quelque chose à ajouter à notre discussion?

Gerry Burla : Les services de bibliothèque dont il a été question ne se limitent pas à un secteur particulier de l’immeuble ou à une personne en particulier. Le personnel de la bibliothèque a travaillé fort pour accroître l’accessibilité à ses collections – pour fournir de l’information où et quand le client en a besoin.

Cela dit, nous sommes également très privilégiés de travailler dans certaines des plus belles et des plus emblématiques structures du pays. Le personnel de la bibliothèque s’efforce de faire de la bibliothèque – l’immeuble, la salle ou l’aire de lecture – un endroit accueillant et invitant pour tous. Je me considère chanceux d’en faire partie; de travailler avec des personnes chaleureuses, intelligentes et réfléchies.

Deanna Wilson : J’ajouterais qu’en général, nos membres se sentent privilégiés de travailler dans ces environnements. Même si vous êtes en coulisse, c’est assez incroyable de participer à tout cela. De plus, nous avons tendance à avoir des employés de longue date qui restent et qui font le travail parce qu’ils aiment l’environnement et ce qu’ils font.